Montreal City Mission seeking part-time Adminisitrative Assistant/ Mission communautaire de Montréal recherche un Assistant(e)-administratif (ve) à temps partiel

Montreal City Mission (MCM) a social justice ministry of the United Church of Canada is  currently seeking a new team member to assist with administrative tasks

Title:  Administrative Assistant

Location:  1435 City Councillors, Montreal, QC, H3A 2E4

Status: Part time contract (with benefits) for 3 days per week with the possibility of an eventual extra day to assist MCM’s partner St. James United; annual renewal upon evaluation

Start Date:  May 1st 2018

Principle tasks include:

  1. Financial administration
  • Manage all account &  bill payment through Simply Accounting software
  • Produce quarterly financial reports (income statements & balance sheet)
  • Prepare and submit all government reports related to non-profit status
  • Prepare year end documents for auditor
  • Assist with annual budget preparation

 

  1. Word processing
  • Prepare & revise letters & documents
  • Process donations, receipts, cards; produce stats & reports via Pro Don software
  • Organize periodic mailings & fundraising appeals
  1. Payroll
  • Prepare, input & review  monthly sheets for ADP payroll service
  1. Fundraising
  • Assist with fund applications
  • Manage in house Grant Tracking system
  1. Office
  • Manage inventory, supplies  & equipment
  1. Other
  • Manage & update computer directories
  • Update social media

Skills required

  • Bilingual with excellent written French
  • Excellent organizational & time management capacities
  • Experience with Simply Accounting & basic bookkeeping
  • Ability to work in a busy open space office environment
  • Knowledge of excel, social media (FB, twitter), website management, photoshop
  • Ability to work to tight deadlines and under stress

Asset

  • Knowledge of United Church of Canada culture
  • Interest in social justice/refugee issues

Competitive salary range

Interested parties are requested to submit their c.v. with 2 references by March 30th 2018 to info@montrealcitymission.org;

Subject line: admin post

La Mission communautaire de Montréal (MCM), un ministère de justice sociale de l’Église unie du Canada recherche actuellement un(e) assistant(e)-administratif (ve).

Poste:  Assistant(e)-administratif (ve)

Emplacement:  1435 City Councillors, Montréal, QC, H3A 2E4

Status: Contrat à temps partiel (avec avantages sociaux), à 3 jours par semaine, avec la possibilité d’une journée additionnelle auprès de notre partenaire, l’Église unie St-James. Renouvellement du contrat annuel après évaluation.

Début du contrat:  1er mai 2018

Les tâches principales incluent:

  1. Administration financière
  • Gestion des comptes et des paiements avec le logiciel Simple Comptable / SAGE
  • Production de rapports financiers  avec Simple Comptable
  • Préparation et soumission des formulaires annuels  du gouvernement pour les organismes à but non-lucratif
  • Préparation et organisation des documents pour la vérification annuelle
  • Assistance dans la préparation du budget annuel
  1. Traitement de texte
  • Préparation et révision des lettres et des documents
  • Gestion des dons et des reçus, production des rapports avec le logiciel
  • ProDon
  • Organisation des levées de fonds et des publipostages
  1. Système de paie
  • Préparation de la feuille de temps mensuelle pour le service de paie ADP
  1. Levée de fonds
  • Assistance avec les demandes d’aide financière
  • Gestion de notre système de suivi des demandes (Excel)
  1. Bureau
  • Gestion et commande des fournitures de bureau
  1. Autres tâches
  • Supervision du répertoire du réseau interne
  • Mise-à-jour des réseaux sociaux

Compétences recherchées

  • Bilinguisme avec un excellent français écrit
  • Excellent sens de l’organisation
  • Connaissance de base de comptabilité et de Simple Comptable
  • Capacité de travailler dans un endroit occupé et un espace ouvert
  • Connaissance de base d’Excel, des réseaux sociaux (FB, Twitter), de la gestion de site web et de Photoshop
  • Capacité de travailler avec des échéanciers serrés et de bien gérer le stress

Avantages

  • Connaissance de la culture de l’Église unie du Canada
  • Intérêt pour la justice sociale et les  enjeux concernant les réfugiés

Salaire compétitif

Les personnes intéressées doivent soumettre leur C.V., ainsi que  2 références avant le 30 mars 2018 à : info@montrealcitymission.org;

Sous Objet, mentionnez ADMIN POST