Clarion Submission Guidelines - Le Clairon : directives de présentation

Author - Auteur: 
Communications Committee - Comité des Communications
Ministry Unit: 
Synode Montréal et Ottawa Conference

In late 2013, the decision was made to officially stop publishing the Clarion as a quarterly supplement to the United Church Observer.  Instead we are introducing an electronic version of the Clarion which will be found on the M&O Conference website.

General:
The electronic version of the Clarion will offer participants an opportunity to write extended information articles about current events and to offer reflections on the life of the United Church of Canada as it affects their part of the Montreal and Ottawa Conference.  In general, articles in the Clarion are to be written by, to be about, life in the Montreal and Ottawa Conference.

  • Announcements about up-coming events should be posted on the M&O Conference calendar that is also found on the web-site, rather than in the Clarion.
  • The Guidelines and the overall content of the electronic Clarion are the responsibility of the Conference's Communication Committee.  These Guidelines will be reviewed from time-to-time by the Communications Committee and the Conference Executive.  Suggestions for revision can be sent to the Chair of the Communications Committee at any time and will be reviewed by the Committee as they are received.
  • All articles will be reviewed and vetted by the Clarion Editorial Representative for your Presbytery.  The names of the Editorial Representatives and the members of the Communications Committee are found on the Conference web-site.
  • While the author retains ownership of material submitted to the electronic Clarion, the Communications Committee (including the Presbytery Representatives and the Webmaster) has editorial control of the final product.

Getting  your article published:

Format:  Text

  • up to 600 words
  • in Microsoft 'Word', in RTF or in the body of the email   
  • in short paragraphs, in order to facilitate reading on a computer, tablet, etc.
  • If photographs/drawing/images are to be included, these should be sent as separate attachments, NOT in the written/text document.
  • can be written in French, English or bilingually (E or F) and will be published
  • in the language in which it is submitted
  • Other languages could be used, but it might take longer to vet the material and get it published
  • When there are two languages, a two-column format will be used to publish

Photos

  • send photographs in JPEG format
  • can be in black and white or in colour
  • a sketch or line drawing needs to be in JPEG or GIF format

Video

  • At this time we are not able to accept video.  Please check the website to see if and when we are able to accept video.

Submitting your article:

  • You can send articles at any time
  • Check the website for the name of the Editorial Representative for your Presbytery.
  • Send all articles to your Representative, in the requested formats (see above).
  • Representative will acknowledge receipt of the material and will let you know if and when it has been posted to the website
  • If there is a problem with the submission, the Representative will advise you on how to correct the problem.

 
Posting of Articles:

Articles will be posted to the website once they are cleared by the Editorial Representative and the Webmaster.

  • Material will be posted as it is approved and as soon as possible
  • Webmaster will format the article as is appropriate for electronic media
  • The author retains ownership of material posted to the Website.

Fin 2013, la décision est officiellement prise de mettre un terme à la publication trimestrielle du Clairon en encart au United Church Observer. Elle est remplacée par une version électronique du Clairon qui sera dorénavant disponible sur le site Internet du Synode Montréal et Ottawa.

Informations générales
Cette version électronique du Clairon permettra aux participants de rédiger des textes d’information plus élaborés sur des sujets d’actualité ainsi que de partager des réflexions sur la vie de l’Église Unie du Canada telle qu’elle s’exprime dans leur coin du Synode Montréal et Ottawa. En règle générale, les articles publiés dans le Clairon doivent être pertinents à la vie du Synode Montréal et Ottawa.  

  • Les annonces au sujet d’évènements à venir seront affichées dans le calendrier du Synode Montréal et Ottawa, disponible sur le site Internet du synode, plutôt que dans le Clairon.
  • Les directives de présentation, de même que l’ensemble du contenu de la version électronique du Clairon, sont de la responsabilité du Comité des communications du synode. Ces directives seront révisées périodiquement par le Comité des communications et l’exécutif du synode. En tout temps des suggestions peuvent être transmises à la présidence du Comité des communications et seront étudiées par le comité au fur et à mesure de leur réception.
  • Tous les articles seront révisés et approuvés par la personne de l’équipe éditoriale qui représente votre consistoire. Les noms des représentants de l’équipe éditoriale ainsi que ceux des membres du Comité des communications sont affichés sur le site Internet du synode.
  • Les auteurs conservent la propriété des articles présentés pour publication dans la version électronique du Clairon, toutefois le Comité des communications (incluant les représentants des consistoires et le Webmestre) exerce le contrôle rédactionnel complet sur le produit final.

En vue de la publication de votre article :

Format du texte

  • Jusqu’à 600 mots;
  • En document Microsoft Word, RTF ou dans un courriel;  
  • En de courts paragraphes pour faciliter la lecture sur un ordinateur, une tablette, etc.;
  • Photographies, images ou dessins d’accompagnement, s’il y en a, doivent être transmis en pièces jointes, et NON PAS intégrés dans le texte de l’article;
  • Peut être rédigé en anglais, en français ou bilingue (E ou F) et sera publié selon la soumission;
  • D’autres langues peuvent être utilisées, toutefois cela peut demander plus de temps pour l’approbation avant la publication;
  • La présentation d’un texte bilingue se fera sur deux colonnes.

Photos

  • Transmettre les photos en format JPEG; 
  • En noir et blanc, ou en couleur.
  • Une esquisse ou un dessin au crayon doit être transmis en format JPEG ou GIF.

Vidéo

  • Pour l’instant nous n’intégrons pas encore la fonction vidéo. Surveillez le site Internet qui, le cas échéant, annoncera le moment où nous serons à même de le faire.

Pour soumettre un article

  • Vous pouvez envoyer un article en tout temps;
  • Vous trouverez sur le site Internet le nom de la personne de l’équipe éditoriale qui représente votre consistoire;
  • Envoyez tout article au représentant de votre consistoire dans les formats requis (voir ci-dessus);
  • Votre représentant vous transmettra un accusé de réception de votre texte et vous laissera savoir, le cas échéant, dès qu’il sera affiché sur le site Internet;
  • S’il y a un problème avec le texte soumis, votre représentant vous le laissera savoir et vous conseillera sur les ajustements souhaitables.

 
L’affichage

Les articles seront affichés sur le site Internet après qu’ils aient été approuvés par le représentant de l’équipe éditoriale et le Webmestre.

  • Les affichages seront faits le plus tôt possible après l’approbation;
  • Le Webmestre ajustera le format de l’article aux spécificités d’une publication électronique;
  • Les auteurs conservent la propriété des articles affichés sur le site Internet.